Cómo afrontar una entrevista con los medios

Los medios de comunicación social son una herramienta fundamental para dar a conocer la empresa en el mercado, potenciar la imagen de marca o trasmitir cualquier mensaje de la Organización. Por ello, es fundamental saber cómo dirigirnos a ellos, y mantener una relación excelente, ya que sin duda nos ayudarán en la carrera para alcanzar un futuro de éxito para nuestra compañía.

A continuación, indicamos algunas recomendaciones para saber cómo llegar a los periodistas y mantener unas buenas relaciones con los medios.

Preparar nuestra información antes de la entrevista con el periodista

Para lograr comunicar con éxito el mensaje es fundamental preparar lo que se quiere comunicar, como se quiere decir, qué datos se pueden aportar, qué nos gustaría ver publicado, qué queremos resaltar, cómo queremos enfocarlo…. Se deben utilizar frases breves y simples y eliminar frases superfluas. Al hablar, se debe buscar la sencillez y la claridad en la exposición. Por  otro lado, es fundamental estar preparados para no cometer errores y poder responder a todas las cuestiones que se formulen.

Para  demostrar que se tiene control sobre la empresa, se deben manejar todos los datos de la compañía, cifras, organigrama, objetivos…y tener bien estudiadas todas las posibles preguntas que se piense puedan realizarnos. En caso de no disponer de la respuesta a alguna pregunta importante, no inventar ni mentir.

Es preferible comprometerse con el periodista a enviársela lo antes posible. Se deben tener también presente todo aquello que no ‘se puede’ ni ‘se quiere’ informar. Habrá momentos en que los periodistas intentarán obtener información confidencial, por ello se debe estar  atento  a lo que se dice en todo momento.

Mantener buenas vibraciones

Es aconsejable informarse previamente sobre el medio y el profesional con quien uno se va a encontrar. Así se podrá conocer de antemano sus gustos  y tendencias. Además, de esta forma se estará a tiempo de adaptar los mensajes conforme con sus preferencias. A la exposición clara y resuelta ha de acompañar un lenguaje no verbal, una ‘puesta en escena’ comedida en movimientos que transmitan seguridad y tranquilidad. Y, desde luego, ser siempre uno mismo.

Disponer de información y datos escritos

Al contrario de lo que se puede pensar, no perjudica la imagen recurrir a un informe escrito de referencia en el que poder consultar cualquier dato durante la entrevista, incluso que sirva de guión cuando se trata de datos concretos o cifras. Aquí no hay espacio para la improvisación.

Debemos preparar un listado de “ideas fuerza” (conceptos principales que deseamos transmitir al periodista  a través de la entrevista) y un argumentario (documento que contenga las respuestas a todas las preguntas posibles). Además, es importante contar con el argumentario con suficiente antelación para estar preparado a explicar varias veces de forma diferente la idea principal que se quiere comunicar.

Disponer de información escrita para centrar el discurso, así como para poder facilitársela al periodista en caso necesario, nos dará confianza, seriedad  y credibilidad antes los medios. Es también de vital importancia disponer de material gráfico, “off y on line”… para ilustrar la información que estamos facilitando.

Hay que definir previamente de manera interna los datos que se quieren o interesa comunicar a los medios de modo que todos los interlocutores de la empresa dispongan de la misma información de cara a cualquier conversación o entrevista con los periodistas.

Ser tolerantes con los errores

Los periodistas son humanos y como todos, cometen errores. Si se han equivocado en algún dato hay que valorar mucho la relevancia del mismo antes de hacer una posible reclamación.

Tampoco conviene quejarse del espacio que se ha dedicado, del enfoque que le han dado a la información o de los datos que no han aparecido pero que hemos facilitado. Hay que tener en cuenta que si todo ha ido bien y el periodista ha quedado contento, seremos una posible fuente de información para el futuro.

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Rafael Muñiz
Director General de la Consultora RMG Asociados
Extracto de su libro “Marketing en el siglo XXI”